Policy AI Guest Assistant

La presente Policy disciplina l'uso del modulo opzionale AI Guest Assistant della piattaforma Hestix, reso disponibile da Cartolibreria Pieroni & C. s.a.s., con sede in Via Palermo 5/7, 04019 Terracina (LT), P.IVA/CF 00557040599 ("Hestix"), agli Account Hestix che scelgono di attivarlo.

1. Cos'è AI Guest Assistant

AI Guest Assistant è un modulo opzionale Hestix pensato per assistere ospiti e potenziali ospiti delle strutture ricettive dell'Account Hestix. Il modulo può utilizzare canali conversazionali — inizialmente WhatsApp, con possibilità di estensione futura ad altri canali come widget sito, email o Telegram — e può fare uso di sistemi di intelligenza artificiale per generare o assistere le risposte. Per funzionare correttamente, il modulo può consultare dati presenti nel database Hestix, come la disponibilità ricettiva e la knowledge base configurata dall'Account Hestix.

2. Ruoli privacy

L'Account Hestix (titolare del trattamento) resta titolare del trattamento per i dati personali degli ospiti e dei potenziali ospiti. Hestix / Cartolibreria Pieroni & C. s.a.s. opera come responsabile del trattamento nei limiti del Data Processing Agreement (DPA) sottoscritto e dei servizi attivati dall'Account Hestix. L'Account Hestix è tenuto ad aggiornare la propria informativa privacy verso ospiti e potenziali ospiti per riflettere l'eventuale utilizzo del modulo AI Guest Assistant e dei canali conversazionali associati.

3. Intervento AI

Alcune risposte fornite dall'assistente possono essere generate o assistite da modelli di intelligenza artificiale. I provider AI che possono essere utilizzati includono, a titolo esemplificativo e non esaustivo, OpenAI, DeepSeek o altri provider configurati da Hestix in base a valutazioni tecniche, economiche e di disponibilità del servizio. Il provider effettivamente utilizzato in un dato momento può dipendere dalla configurazione tecnica, dai costi, dalla disponibilità del servizio e dalle scelte operative di Hestix. L'Account Hestix accetta che, quando il modulo è attivo, i contenuti strettamente necessari alla generazione della risposta possano essere trasmessi al provider AI configurato.

4. Minimizzazione dei dati verso l'AI

Hestix si impegna a trasmettere al provider AI unicamente i dati necessari alla risposta richiesta. In particolare, non devono essere inviati al provider AI: documenti di identità, dati trasmessi ai sistemi AlloggiatiWeb, dati sanitari o categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR, dati di altri ospiti non coinvolti nella conversazione. Numeri telefonici, identificativi del provider di messaggistica e altri identificativi tecnici devono essere mascherati, sottoposti a hashing o omessi quando non necessari alla risposta.

5. Knowledge base e responsabilità dell'Account Hestix

L'Account Hestix può configurare istruzioni e knowledge base a livello Account, Struttura e Unità. L'Account Hestix è responsabile della correttezza e dell'accuratezza delle informazioni inserite nella knowledge base. In particolare, l'Account Hestix non deve inserire nella knowledge base: dati sensibili, documenti di identità, codici riservati non necessari, credenziali di accesso, dati destinati ai sistemi AlloggiatiWeb o dati personali eccedenti rispetto alle finalità dell'assistente. Le informazioni inserite nella knowledge base possono essere utilizzate dall'assistente AI per formulare risposte agli ospiti.

6. Disponibilità e raccolta lead

Nella versione corrente (V1), il modulo può consultare il database Hestix per verificare la disponibilità ricettiva delle strutture dell'Account Hestix. Se risulta disponibilità e l'ospite manifesta interesse, l'assistente può richiedere nome, cognome, email, numero di ospiti e date richieste. Questi dati possono essere notificati all'Account Hestix per consentire la preparazione manuale di un preventivo o il ricontatto dell'ospite. Il numero WhatsApp o altro identificativo del canale conversazionale può essere trattato come dato personale della conversazione.

7. Prezzi e preventivi

Nella versione corrente (V1), prezzi e preventivi automatici non sono attivi. L'assistente non comunica prezzi vincolanti né genera preventivi automatici. Eventuali funzionalità future di calcolo prezzi potranno produrre esclusivamente valori indicativi, da confermare a cura dell'Account Hestix o del sistema ufficiale di prenotazione. L'assistente non crea prenotazioni automatiche.

8. Decisioni automatizzate

Il modulo AI Guest Assistant non prende decisioni automatizzate vincolanti che producano effetti giuridici significativi o che incidano in modo analogo sull'ospite, ivi incluse, a titolo esemplificativo: rimborsi, cancellazioni, penali, reclami, questioni legali o sanitarie. Tali casistiche devono essere gestite dall'Account Hestix o da un operatore umano. L'eventuale funzionalità di auto-reply, quando sarà resa disponibile, dovrà essere abilitata dall'Account Hestix solo dopo verifica e configurazione consapevole.

9. Canali esterni

L'utilizzo di canali esterni come WhatsApp, Telegram, email o altri canali che potranno essere aggiunti in futuro può comportare il trattamento di dati personali da parte dei relativi provider. L'Account Hestix deve utilizzare il modulo AI Guest Assistant solo in modo coerente con le informative privacy rese agli ospiti e con le condizioni d'uso dei canali utilizzati.

10. Sub-responsabili e provider AI

Hestix applica principi di minimizzazione e utilizza i provider AI secondo le condizioni contrattuali e le informative privacy disponibili al momento dell'attivazione. L'elenco dei sub-responsabili del trattamento è soggetto ad aggiornamento in base ai provider effettivamente attivati per il modulo AI Guest Assistant. Per l'elenco aggiornato dei sub-responsabili si rimanda al documento "Elenco Sub-responsabili" pubblicato nella sezione Documenti legali della piattaforma Hestix.